1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Osoite: Kauppakatu 40, 80100 Joensuu
Vaihde: 02955 62000
Sähköposti: kirjaamo(at)palkeet.fi
Rekisterinpitäjän edustaja: Heikki Asikainen, heikki.asikainen(at)palkeet.fi
Tietosuojavastaava: Sami Nikula, tietosuojavastaava(at)palkeet.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus analysointipalveluissa
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (jäljempänä tässä tekstissä: Palkeet) tuottamissa lakisääteisissä analysointi- ja raportointipalveluissa käsitellään henkilötietoja analysointitarkoituksessa, mikäli se on analyysin aihe huomioiden välttämätöntä. Tietoa tuotetaan asiakasvirastojen johtamisen tarpeisiin sekä koko valtionhallinnon toiminnan kehittämiseksi.
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) tuottamissa analysointipalveluissa käsiteltäviin henkilötietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Palkeiden tuottamissa analysointipalveluissa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (Laki Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta 8.2.2019/179 1 § 3, jonka mukaan palvelukeskuksen tehtävänä on tuottaa analysointi- ja raportointipalveluja palvelukeskuksen asiakkaille valmistelun ja päätöksenteon tueksi).
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Palkeiden tuottamissa analysointipalveluissa käytettävä tieto on peräisin Palkeiden, asiakasviraston, tai muun konsernitoimijan ylläpitämistä rekistereistä. Käsiteltävät henkilötiedot sisältävät valtion henkilöstön tietoja. Joissakin tapauksissa käsiteltävät henkilötiedot voivat sisältää hankintojen toimittajien henkilötietoja.
Analysointi- ja raportointipalvelutoiminnassa ei käsitellä luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä eikä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tästä on kuitenkin poikkeus, sillä tietoa sairaudesta, ammattitaudista tai työtapaturmasta aiheutuneen poissaolon kestosta käsitellään. Tästä on erikseen säädetty valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa (8.2.2029/179 1 b § 2 momentti).
Ennen tietojen siirtämistä analysoitavaksi suorat henkilötiedot muunnetaan tunnistamattomiksi pseudonymisoimalla aineisto. Analysointi- ja raportointitoiminnassa syntyvät julkaistavat tulokset anonymisoidaan tai aggregoidaan siten, että yksittäistä henkilöä ei tiedoista voi tunnistaa, ellei analyysia toteuteta kohdennettuna palveluna taholle, jolla on oikeus käsitellä sille luovutettavia henkilötietoja.
5. Henkilötietojen lähteet
Analysointi- ja raportointipalveluissa hyödynnetään sellaisia valtion yhteisten konsernipalveluiden tuottajien rekistereitä, joissa on valtion virastoja ja laitoksia koskevia toiminnan suunnittelun ja seurannan, talous- ja henkilöstöhallinnon, yhteisen perustietotekniikan, hankintojen hallinnan, toimitilahallinnan, keskitettyjen koulutuspalvelujen, hanke- ja projektihallinnan ja organisaatiorakenteen tietoja. Valtion yhteisiä konsernipalveluiden tuottajia ovat Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, Digi- ja väestötietovirasto, Senaatti-kiinteistöt, Hansel Oy ja Haus kehittämiskeskus Oy.
Edellä mainittuihin rekistereihin sisältyy valtion henkilöstön henkilötietoja sekä hankintoihin liittyvien toimittajien henkilötietoja. Toiminnassa voidaan käyttää myös muuta analysointi- ja raportointipalvelujen toteuttamisen kannalta tarpeellista tunnisteetonta tietoa sekä muuta julkista tietoa.
6. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen
Palkeiden tuottamissa analysointipalveluissa henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen käsittelyn tekniset ja organisatoriset turvatoimet
Palkeiden tuottamissa analysointipalveluissa henkilötietoja käsittelevät ainoastaan analyytikot tietojen suojaustasoa vastaavassa ympäristössä, ja kaikista tietojen käsittelyyn osallistuvista henkilöistä on tehty Suojelupoliisin toimesta vähintään perusmuotoinen turvallisuusselvitys. Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella ja pääsy järjestelmiin perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU- tai ETA-alueella. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään lisäksi hallinnollisia kontrolleja.
8. Henkilötietojen säilyttäminen
Palkeiden tuottamissa analysointipalveluissa käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on analyysin toteuttamisen vuoksi välttämätöntä. Asiakastoimeksiantojen tapauksessa tietoja säilytetään enintään vuosi toimeksiannon päättymisen jälkeen, mikäli jatkotarpeita samasta aiheesta ja samalle asiakkaalle ei ilmene.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyn oikeudet vaihtelevat henkilötietojen käsittelyperusteen mukaan. Koska Palkeiden tuottamissa analysointipalveluissa henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen, kuvataan rekisteröidyn oikeudet tässä selosteessa kyseisen oikeusperusteen mukaisesti.
9.1. Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
Tietosuoja-asetuksen artiklan 12 mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla läpinäkyvää ja rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Palkeiden tuottamien analysointipalveluiden osalta tämä oikeus toteutuu tietosuojaa koskevan dokumentaation kautta. Kaikessa Palkeiden palvelutuotannossa noudatettavat tietosuojakäytänteet on kuvattu palvelusopimuksen liitteessä ja analysointipalveluiden osalta tarkentaen tässä selosteessa.
9.2. Oikeus saada pääsy tietoihin (Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot)
Tietosuoja-asetuksen artikla 15 mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus päästä tarkastelemaan omia henkilötietojaan. Palkeiden tuottamissa analysointipalveluissa rekisteröidyllä on oikeus saada Palkeilta rekisterinpitäjänä kohtuullisessa ajassa vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään, tai että niitä ei käsitellä, ja jos henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy näihin henkilötietoihin.
Ellei rekisteröidyllä itsellään ole mahdollisuutta päästä tarkastelemaan käsiteltäviä henkilötietojaan, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle (tämän selosteen kohta 1). Jos edellisestä rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut aikaa vähemmän kuin yksi vuosi, voi Palkeet rekisterinpitäjänä periä tietojen antamisesta aiheutuvan, hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan, maksun (artikla 12 [5]).
9.3. Oikeus tietojen oikaisuun
Tietosuoja-asetuksen artiklan 16 mukaisesti rekisteröidyllä on Palkeiden tuottamissa analysointipalveluissa oikeus vaatia Palkeita rekisterinpitäjänä oikaisemaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tiedoista ja käyttöoikeusrajauksista riippuen tietoja voi oikaista myös rekisteröity itse, tämän pyynnöstä hänen esimiehensä, tai rekisteröidyn tekemän kirjallisen henkilötietoilmoituksen perusteella hänen työnantajavirastonsa henkilöstöhallinnon edustaja.
9.4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Tietosuoja-asetuksen artiklan 18 mukaan rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä, eli Palkeiden tuottamien analysointipalveluiden tapauksessa Palkeet, rajoittaa käsittelyä, jos:
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Palkeet rekisterinpitäjänä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
- Palkeet ei rekisterinpitäjänä enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
Mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, rajoitetaan niiden käsittelyä ajaksi, jonka kuluessa Palkeet rekisterinpitäjänä varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rekisteröity osoittaa pyynnön perusteluineen rekisterinpitäjän edustajalle (tämän selosteen kohta 1) jolloin Palkeet rekisterinpitäjänä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietojärjestelmässä. Käsittelyä rajoitetaan estämällä henkilötietojen käyttö käyttöoikeuksia rajaamalla.
9.5. Ilmoitusvelvollisuus henkilötietojen oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoittamisesta
Tietosuoja-asetuksen artiklan 19 mukaan rekisterinpitäjällä, eli Palkeiden tuottamien analysointipalveluiden tapauksessa Palkeilla, on ilmoitusvelvollisuus kaikista artikloiden 16 ja 18 perusteella tehdyistä henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Palkeiden on rekisterinpitäjänä ilmoitettava rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää. Rekisteröidyn halutessa tiedon vastaanottajista tulee hänen tehdä pyyntö rekisterinpitäjän edustajalle (tämän selosteen kohta 1).
9.6. Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Tietosuoja-asetuksen artiklan 22 mukaan rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi. Palkeiden tuottamien analysointipalveluiden tapauksessa tämä rekisteröidyn oikeus toteutuu lähtökohtaisesti, koska käsiteltäviin henkilötietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
9.7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.
Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 02956 66700
Faksi: 02956 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi